Загальні принципи обліку
В програмі можна оформити декілька складів і прив'язати кожен склад до певного підрозділу. Для кожного складу можна визначити користувачів із чіткими правами доступу.
Товари можна приймати іззовні на будь-який склад, переміщувати товари між складами, списувати товари зі складів після їх використання у прийомах пацієнтів і проводити переоблік товарних залишків на складах. Звичайно, по всім цим операціям є детальні звіти.
Один і той же товар можна прийняти на різні склади із різними закупівельними цінами, і програма буде обліковувати окремо кожну партію товару за методом FIFO.
Особливої уваги заслуговує принцип списання товарів зі складу. Для кожної послуги потрібно скласти калькуляцію собівартості, тобто, скільки і яких матеріалів (товарів) потрібно витратити для того, щоб надати цю послугу.
Калькуляція послуги "МРТ шийного відділу хребта"
Після того, як прийом пацієнта закінчено, програма автоматично підрахує, скільки і яких матеріалів мало було б бути витрачено для надання всіх послуг у цьому прийомі. Для кожного конкретного прийому цю інформацію можна підкорегувати вручну.
При списанні матеріалів із певного складу всі використані витратні матеріали із кожного прийому, додаються, і списуються із залишків. За допомогою механізму інвентаризації можна вручну підкорегувати "розрахункові" залишки на складі до рівня "реальних" залишків.
Прийом товарів на склад
Товарну накладну із переліком товарів, прийнятих на склад, можна заповнити вручну або імпортувати із файлу, наданого постачальником (підтримуються найуживаніші формати *.xanr та *.mimo). Окрім кількості та вартості товару можна внести термін придатності та серію партії.
Зовнішній вигляд товарної накладної при прийомі товару на склад
Якщо раніше такий товар вже приймався на склад, і для нього в програмі внесено штрих-код, то при прийомі нової партії цього ж самого товару можна скористатися пошуком за штрих-кодом. Після сканування штрих-коду з упаковки програма безпомилково знайде цей товар у вашій базі даних.
Також потрібно співставити торгівельну назву товару із назвою матеріалу, який використовується в програмі для калькуляції послуг. Наприклад, ми приймаємо на склад "Сумамед, таб. 500 мг", але це — торгівельна назва матеріалу, який в програмі називається "Азитроміцин". Тепер програма буде розуміти, що в усіх послугах, де в калькуляції використовується "Азитроміцин", потрібно буде списувати "Сумамед, таб. 500 мг", бо це — одне й те ж саме, просто зараз у якості азитроміцину використовується саме сумамед (а завтра це може бути такий самий антибіотик, але з іншою торгівельною назвою).
Під час співставлення торгівельної назви та матеріалу ми вказуємо, скільки "одиниць використання" (наприклад, таблеток) знаходиться в одній "одиниці зберігання" (в упаковці). Адже товар використовується у пацієнтів в таблетках, ампулах, мілілітрах тощо, а приймаємо ми його на склад і зберігаємо там в упаковках, флаконах, коробках чи навіть у мішках. Тому для обліку потрібно знати, скільки ампул ми приймаємо в одній упаковці, скільки мілілітрів в одному флаконі і так далі. Приймаємо і зберігаємо в "одиницях зберігання", а використовуємо — в "одиницях використання".
Переміщення між складами
Обираємо, з якого складу і на який ми збираємося перемістити товар. Потім вказуємо, які саме товари і в якій кількості ми передаємо. Деякі товари зручно переміщувати упаковками (одиницями зберігання), а інші — поштучно (ампулами, штуками та іншими одиницями використання).
Процес переміщення товару з одного складу на інший
Списання зі складів
Обираємо підрозділ і зв'язаний склад, з якого потрібно провести списання товарів. Програма покаже всі витратні матеріали, які було використано під час надання послуг пацієнтам цього підрозділу з моменту останнього списання товарів з вибраного складу.
Перелік використаних витратних матеріалів, готових до списання зі складу
Тобто, матеріали, вказані у прийомах пацієнтів, як витрачені, поки що лише відмічені "для списання зі складу", але програма сама автоматично ще не віднімає їх від поточного залишку товарів на складі. Так зроблено спеціально для того, щоб користувачі змогли вручну підкорегувати реально витрачені товари в кожному прийомі. Можливо, десь витратили трохи більше, ніж було передбачено калькуляцією (щось розлили, розбили або зіпсували). В якомусь прийомі — навпаки, щось "зекономили" і не використовували певний товар. А десь медична ситуація склалася так, що один матеріал довелося замінити на інший (наприклад, у пацієнта алергія на певний медикамент, і його замінили аналогом). Лише після того, як "ручна корекція" завершена, можна натиснути кнопку "Списати матеріали" - і програма відніме всі "відмічені для списання" товари, витрачені у прийомах, від поточних залишків на обраному складі.
Інвентаризація товарів
Інвентаризація товарів (або "переоблік") - це процес порівняння розрахункових залишків товарів на складі (як програма сама собі порахувала) із фактичним залишком (скільки є насправді).
В стовпчику "Кількість" вказано розрахунковий залишок для кожного витратного матеріалу, а в стовпчику "На складі" потрібно вказати його реальний залишок. Різниця між розрахунковим та реальним залишками вказана в останньому стовпчику.
Після збереження даних переобліку відлік товарів на складі починається від реального залишку.
Інвентаризація товарів на складі
Звітність по складському обліку
По кожному складу можна переглянути поточні залишки і детальну інформацію по переміщенню товарів ("куди воно все поділося?"). Можна навіть відкрити прийом конкретного пацієнта і подивитися, для якої саме послуги було використано товар.
| << Фінансові документи для пацієнтів | Зарплата персоналу >> |