Як працює онлайн-запис
Вільні інтервали для запису на прийом для ваших лікарів передаються на спеціальний веб-сайт. Як тільки у вас в програмі відбуваються із розкладом будь-які зміни (наприклад, якийсь інтервал було створено, зайнято або видалено), ці зміни дзеркально відображаються і на сайті із затримкою 2-3 хвилини.
Коли пацієнт обирає потрібного лікаря і клікає мишкою по обраному інтервалу для запису на прийом, на екрані з'являється форма, в яку пацієнт має внести свої паспортні та контактні дані. Пацієнт заповнює цю форму і відправляє заявку на запис на прийом.
Зараз ця заявка НЕ ІНТЕГРУЄТЬСЯ автоматично в програму (але ми це зробимо), а потребує опрацювання адміністратором вашого центру. Тому на сайті для пацієнта ми відразу пишемо, щоб він дочекався підтвердження запису від клініки і не приходив на прийом без такого підтвердження.
Заявка пацієнта відправляється відразу за декількома маршрутами:
- На службові адреси email одного або декількох адміністраторів вашого медичного центру
Якщо у вас є декілька підрозділів, і за запис у кожен підрозділ відповідають різні адміністратори, то можна налаштувати так, щоб заявка пацієнта потрапляла лише до тих адміністраторів, до якого підрозділу записувався пацієнт. В електронному листі вказані всі дані пацієнта, а також, до кого, в який підрозділ, на який час і на які послуги він би хотів записатися.
- На службові мобільні телефони адміністраторів вашого медичного центру приходить СМС-повідомлення
Текст повідомлення короткий: "Є нова заявка на запис на прийом. Перевірте email". Мета цього повідомлення - продзвеніти і привернути до себе увагу адміністратора для того, щоб як можна швидше відреагувати на заявку пацієнта, яка вже лежить у поштовій скриньці. СМС на службові телефони адміністраторів надходить лише протягом робочих годин (графік роботи клініки за кожен день тижня вказано у налаштуваннях).
- На email пацієнта
Якщо пацієнт залишив у заявці адресу своєї електронної пошти, то він також отримає у свою поштову скриньку копію своєї ж заявки, де ще раз великими червоними літерами буде написано, щоб він дочекався підтвердження запису з боку клініки і не приходив без такого підтвердження на прийом.
- СМС на мобільний пацієнта
Якщо пацієнт оформлює заявку у час, коли медичний центр вже не працює, то система відправляє пацієнту СМС із заспокійливим текстом: "Іван Іванович, ми отримали Вашу заявку про запис на прийом. Вона буде опрацьована в робочий час. Очікуйте підтвердження".
Адміністратор медичного центру має прочитати заявку пацієнта і прийняти рішення, що робити далі. Варіанти дій наступні:
- зателефонувати пацієнту для уточнення деталей і записати його на прийом
- відразу записати пацієнта на прийом (і програма відправить пацієнту СМС-підтвердження)
- проігнорувати заявку
На цьому цикл обробки заявки пацієнта завершується.