Швидкий запис на прийом
Це найпростіший та найшвидший спосіб записати пацієнта на прийом у випадках, коли пацієнту байдуже, до якого конкретно лікаря записуватися, головне — аби якнайшвидше.
Наприклад, якщо під час телефонної розмови з оператором контакт-центру пацієнти цікавиться ціною певної послуги, то справа від послуги програма показує три варіанти найближчого часу, на коли можна записати пацієнта сьогодні та завтра.
Швидкий запис
Якщо варіантів більше, ніж три, то можна швидко вибрати якийсь інший час.
Варіанти вибору часу для швидкого запису
Але зазвичай пацієнту вистачає і тих інтервалів, які відразу видно на екрані. Для запису на прийом достатньо клікнути мишкою по обраному часу.
Результат швидкого запису на прийом
Традиційний запис у календарі
Для пошуку у календарі вільного часу для запису пацієнта існує декілька варіантів. Про це детально розказано у наступному відео.
Спрощений календар
У спрощеному календарі розклад лікаря на цілий день, як правило, повністю відображається на екрані, а доступний для запису час розбито на інтервали із кроком прийому, типовим для обраної послуги або обраного лікаря. Загалом така форма виглядає більш компактною та зручною для ситуацій, коли у клініці немає складних графіків та правил для запису на прийом.
Спрощений календар
Персональний календар
Певним групам співробітників зручніше працювати з календарем, в якому є графіки лише декількох лікарів.
Наприклад, гастроентеролог після консультації зазвичай записує пацієнта на дообстеження до "довіреного" ендоскопіста і до будь-кого із лікарів УЗД. Графіки інших лікарів гастроентерологу не потрібні та лише відволікають увагу. Тому гастроентеролог може залишити в календарі лише три стовпчика із потрібними фахівцями. Програма запам'ятає налаштування користувача, і у цього лікаря завжди за замовчуванням буде відображатися саме такий календар.
Персональний календар для лікаря
Ще одне застосування персонального календаря — це одночасний запис на прийом декількох членів родини до різних фахівців, але приблизно, на один і той самий час.
Наприклад, перший член родини чекає на консультацію уролога, другий - на ендоскопічне дослідження, а третій хоче заглянути у кабінет № 3 за довідкою. Можна на швидку руку створити календар із трьома стовпчиками, в яких програма покаже розклади саме в такому порядку: за спеціальністю "Урологія", по певному лікарю-ендоскопісту, по певному кабінету. Для кожного стовпчика вказуємо потрібного пацієнта. А потім підбираємо такий день, коли всіх трьох пацієнтів можна записати на прийом паралельно, на одну й ту ж годину.
Персональний календар для запису членів однієї родини
Тимчасове резервування інтервалу у календарі
Іноді під час телефонної розмови із пацієнтом потрібно тимчасово зарезервувати у календарі вільний інтервал для майбутнього запису на прийом.
Наприклад, пацієнт просить дати йому декілька хвилин на узгодження дати та часу візиту. Для того, щоб протягом цього часу вільний інтервал, вже майже погоджений із пацієнтом, не був зайнятий іншим пацієнтом, адміністратор клініки може одним кліком тимчасово зарезервувати потрібний інтервал у календарі. Якщо пацієнт протягом 10 хвилин підтвердить візит, то тимчасовий резерв потрібно перетворити у звичайний запис на прийом. Якщо візит не буде підтверджено, то програма автоматично скасує резерв у календарі, і цей інтервал стане доступним для запису інших пацієнтів.
Детальніше про роботу із резервами розказано у цьому короткому відео.
Листи очікування
Якщо пацієнта потрібно записати до лікаря, в якого наразі немає вільних інтервалів прийому або взагалі не створено графік, то такого пацієнта можна тимчасово додати у “Листок очікування”. Як тільки у лікаря з’явиться підходящий інтервал для прийому, програма відразу зарезервує цей інтервал для пацієнта із “Листка очікування”, а для оператора контакт-центру буде створене завдання: зателефонувати пацієнту та підтвердити час запису.
Краще подивитися на те, як працюють листи очікування, у відео, де весь процес показано у динаміці.
Нагадування пацієнтам про візит
Нагадування пацієнтам про запис на прийом можна умовно розділити на "ручні" та автоматичні.
Ручні нагадування про прийом
Для обробки "ручних" нагадувань потрібна участь оператора контакт-центру або адміністратора клініки. Найчастіше мова йде про обдзвін пацієнтів, записаних на завтра, або про відправку деяким із цих пацієнтів СМС-повідомлень із нагадуваннями.
Програма автоматично створює список пацієнтів, у яких наступного дня є прийоми, і відображає його у модулі контакт-центру. Завдання оператора - зателефонувати кожному із пацієнтів у цьому списку, нагадати про прийом і відмітити таке нагадування, як виконане.
Список пацієнтів для нагадування про прийом по телефону
Якщо комусь із пацієнтів не вдається додзвонитися за 2-3 спроби, то беспосередньо із цього модулю можна відправити пацієнту СМС із нагадуванням про прийом. В цьому ж таки модулі можна скасувати запис пацієнта або перепланувати його на інший день або на іншу годину. Детальніше про це розказано у наступному відео.
Автоматичні нагадування про прийом
У налаштуваннях програми можна створити декілька правил, за якими система буде самостійно розсилати пацієнтам СМС- та email-нагадування про те, що вони записані на прийом. При такій схемі втручання людини не потрібне, програма зробить все сама, швидше і надійніше.
Налаштування для таких нагадувань досить гнучкі і дозволяють вказати не лише текст повідомлення, але і кому і коли їх потрібно відправляти.
В тексті повідомлень можна підставляти персональне звернення до пацієнта за іменем, дату і час прийому, фахівця, до якого записаний пацієнт, перелік послуг, адресу медичного центру тощо. Можна зробити так, щоб текст СМС/email для первинних пацієнтів відрізнявся від тексту повідомлення для повторних пацієнтів (наприклад, для первинних пацієнтів додаємо в СМС посилання на Google-карту, а для повторних це не потібно).
Час відправки повідомлень можна вказати трьома способами:
- Через Х хвилин після того, як зроблено запис на прийом (наприклад, через 5 хв. після збереження запису на прийом).
Це потрібно для підтвердження самого факту запису. Наприклад, пацієнт отримує СМС через 5 хвилин після запису для того, щоб переконатися, що його записали на правильну дату/час та до правильного лікаря. Якщо є якісь помилки, то краще виявити їх на цьому етапі, ніж під час візиту пацієнта у клініку. - Фіксований час напередодні прийому (наприклад, о 19:00 напередодні).
Це стандартне нагадування про прийом "на завтра". У налаштуваннях можна вказати, щоб програма не створювала такі нагадування, якщо пацієнт записався на прийом із сьогодні на завтра (скоріш за все, він ще не встиг про це забути, і не потрібно витрачати зайві кошти для відправки СМС-нагадування). - За Х годин до початку прийому (наприклад, за 1 годину до прийому).
Це додаткове нагадування безпосередньо перед прийомом, щоб пацієнт не забув, що пора вирушати у клініку.
Не обов'язково використовувати всі три схеми, можна задовольнитися однією або двома. Їх можна комбінувати між собою, задавати для кожної схеми різні тексти та вказувати різні канали доставки (СМС чи email).
Онлайн-запис на прийом
Веб-сервіс "Онлайн-запис на прийом" дозволяє розмістити на веб-сайті клініки сторінку, на якій в режимі реального часу відображаються вільні інтервали прийому лікарів. Ця інформація "підтягується" безпосередньо із програми та повністю відповідає графіку, який бачать адміністратори медичного центру у програмі. Потенційні пацієнти можуть обрати на сайті зручний час прийому і надіслати не просто заявку із побажанням запису, але чітко вказати в ній потрібного лікаря, послуги, дату і час початку прийому. Звичайно, ви можете самостійно налаштовувати у програмі, графіки яких лікарів потрібно передавати на сайт та інші параметри.
Цей механізм працює вже в десятках медичних центрів. Ось деякі приклади:
Більше про онлайн-запис можна почитати тут.
| << Контакт-центр | Рух пацієнта в клініці >> |