Нагадування пацієнтам про візит
Нагадування пацієнтам про запис на прийом можна умовно розділити на "ручні" та автоматичні.
Ручні нагадування про прийом
Для обробки "ручних" нагадувань потрібна участь оператора контакт-центру або адміністратора клініки. Найчастіше мова йде про обдзвін пацієнтів, записаних на завтра, або про відправку деяким із цих пацієнтів СМС-повідомлень із нагадуваннями.
Програма автоматично створює список пацієнтів, у яких наступного дня є прийоми, і відображає його у модулі контакт-центру. Завдання оператора - зателефонувати кожному із пацієнтів у цьому списку, нагадати про прийом і відмітити таке нагадування, як виконане.
Список пацієнтів для нагадування про прийом по телефону
Якщо комусь із пацієнтів не вдається додзвонитися за 2-3 спроби, то беспосередньо із цього модулю можна відправити пацієнту СМС із нагадуванням про прийом. В цьому ж таки модулі можна скасувати запис пацієнта або перепланувати його на інший день або на іншу годину. Детальніше про це розказано у наступному відео.
Автоматичні нагадування про прийом
У налаштуваннях програми можна створити декілька правил, за якими система буде самостійно розсилати пацієнтам СМС- та email-нагадування про те, що вони записані на прийом. При такій схемі втручання людини не потрібне, програма зробить все сама, швидше і надійніше.
Налаштування для таких нагадувань досить гнучкі і дозволяють вказати не лише текст повідомлення, але і кому і коли їх потрібно відправляти.
В тексті повідомлень можна підставляти персональне звернення до пацієнта за іменем, дату і час прийому, фахівця, до якого записаний пацієнт, перелік послуг, адресу медичного центру тощо. Можна зробити так, щоб текст СМС/email для первинних пацієнтів відрізнявся від тексту повідомлення для повторних пацієнтів (наприклад, для первинних пацієнтів додаємо в СМС посилання на Google-карту, а для повторних це не потібно).
Час відправки повідомлень можна вказати трьома способами:
- Через Х хвилин після того, як зроблено запис на прийом (наприклад, через 5 хв. після збереження запису на прийом).
Це потрібно для підтвердження самого факту запису. Наприклад, пацієнт отримує СМС через 5 хвилин після запису для того, щоб переконатися, що його записали на правильну дату/час та до правильного лікаря. Якщо є якісь помилки, то краще виявити їх на цьому етапі, ніж під час візиту пацієнта у клініку. - Фіксований час напередодні прийому (наприклад, о 19:00 напередодні).
Це стандартне нагадування про прийом "на завтра". У налаштуваннях можна вказати, щоб програма не створювала такі нагадування, якщо пацієнт записався на прийом із сьогодні на завтра (скоріш за все, він ще не встиг про це забути, і не потрібно витрачати зайві кошти для відправки СМС-нагадування). - За Х годин до початку прийому (наприклад, за 1 годину до прийому).
Це додаткове нагадування безпосередньо перед прийомом, щоб пацієнт не забув, що пора вирушати у клініку.
Не обов'язково використовувати всі три схеми, можна задовольнитися однією або двома. Їх можна комбінувати між собою, задавати для кожної схеми різні тексти та вказувати різні канали доставки (СМС чи email).