При внесенні товарних накладних досить часто зустрічаються такі назви товарів (артикулів), яких немає у програмі в довіднику "Артикули". Наприклад, постачальник в одній і тій самій накладній вказує 30 флаконів "Фізрозчину, 400 мл" та 20 флаконів "Натрію хлориду 400 мл (скло)". Старша медсестра, яка приймає товар, розуміє що це один і той самий препарат, але ж у нього різні назви! Як правильно прийняти товар на склад так, щоб потім ці матеріали автоматично брали участь у списанні?

Перш за все, потрібно нові товари додати у довідник "Артикули". Це відбувається автоматично в момент, коли ми оприбутковуємо товарну накладну. На першому скріншоті видно, що для артикулів, з якими програма ще не зустрічалася, у формі товарної накладної з'являється спеціальне попередження про те, що буде створено новий артикул.

Наступний крок полягає у прив'язці нових артикулів до існуючих у програмі матеріалів. Матеріал - це своєрідна назва "діючої субстанції", а артикул - це "торгівельна назва" матеріалу. У одного й того ж матеріалу може бути безліч "торгівельних назв" (вони ж - "синоніми", "бренди", "аналоги"), кожна з який - це окремий артикул.

У нашому випадку в довіднику з матеріалами є матеріал "Натрію хлорид, фл, 0,9% 400 мл". Як би постачальники не "обзивали" у накладних цей товар, ми знаємо, що у нас це називається "Натрію хлорид, фл, 0,9% 400 мл".

На другій анімації показано, як у довіднику з "Артикулами" швидко знайти артикули, не зв'язані з матеріалами, і як встановити такий зв'язок.

Потрібно не лише співставити артикул зі стандартним матеріалом, але і вказати, скільки одиниць використання (О.В.) матеріалу міститься в одиниці зберігання (О.З.) саме для даного артикула. На другій анімації ситуація трохи спрощена, тому що одиниця зберігання фізрозчину (флакони) збігається з одиницею використання (також флакони). Тому відношення там - один до одного.

Якби ми співставляли, наприклад, матеріал "Аміодарон, таб. 200 мг" з артикулом "Кордарон, таб. 200 мг" (кордарон - це одне з торгівельних найменувань аміодарону), то у полі "О.В. в О.З." потрібно було б вказати "30". Бо в 1 упаковці кордарону (одиниця зберігання для артикула) міститься 30 таблеток аміодарону (30 одиниць використання для матеріалу). Ще одним артикулом для кордарону є препарат "Аритміл, таб. 200 мг", і він зберігається в упаковках по 20 таблеток. І є різновид упаковок "Аритмілу, таб. 200 мг" по 50 таблеток. Все це - окремі артикули для одного й того ж самого матеріалу, але з різною кількістю таблеток в упаковці.

Простіше кажучи, у полі "О.В. в О.З." ми пишемо:

• Кількість таблеток або ампул в упаковці, якщо препарат зберігається в упаковках, але на пацієнта витрачаються поштучно таблетки або ампули.
• Кількість мілілітрів у флаконі, якщо використання вимірюється мілілітрами, але речовина зберігається у флаконах (наприклад, спирт).
• Кількість грамів у банці, якщо щось використовується або дозується грамами, але зберігається у коробці (наприклад, мазі).
• Кількість метрів / сантиметрів в рулоні, якщо матеріал зберігається у котушках, але відміряється при використанні у метрах чи у сантиметрах (наприклад, бинт або лейкопластир).
• Бонус: кількість "пшиків" в одному балончику, якщо мова йде про аерозольні спреї, що зберігаються у балончиках, і застосувати "наукові" одиниці виміру для однієї дози досить важко.

Для багатьох артикулів одиниці зберігання та одиниці використання збігаються (шприци зберігаються та використовуються у штуках, фізрозчин для інфузій - у флаконах, шовний матеріал - в упаковках тощо). Але це не завжди так, тому потрібно уважно слідкувати за цим коефіцієнтом.

На третій анімації показано, як виглядає зв'язок артикула з матеріалом, але вже ізсередини форми "Матеріали". Відкриваємо властивості матеріалу "Натрію хлорид, фл, 0,9% 400 мл" і бачимо, що з ним зв'язано три артикули з різними назвами. Коли наступного разу постачальник напише у товарній накладній будь-яку з цих назв, програма вже буде знати, що мається на увазі.

Тепер коли у завершених прийомах на вкладці "Матеріали" буде з'являтися рядок із використаним матеріалом "Натрію хлорид, фл, 0,9% 400 мл" програма буде перевіряти на відповідному складі залишки партій для кожного з трьох зв'язаних артикулів. І якщо знайде декілька партій артикулів, зв'язаних з потрібним матеріалом, то підставить артикул з найстарішої партії, незалежно від того, як він називається. ВСІ АРТИКУЛИ ОДНОГО МАТЕРІАЛУ МОЖНА БЕЗ ПРОБЛЕМ ЗАМІНЮВАТИ ПІД ЧАС ВИКОРИСТАННЯ, БО ВСІ ВОНИ - ОДНЕ Й ТЕ Ж САМЕ.

Застереження:

1. Формулювання назв для деяких матеріалів потребує уточнення, якщо мова йде про розмір або дозу. Наприклад, ми створили матеріал "Шприц" і вказуємо його в калькуляції послуг і для підшкірної ін'єкції, і для внутрішньовенної ін'єкції. Під час прийому шприців на склад (а це вже конкретні торгівельні марки, тобто, артикули) ми зв'язали з матеріалом "Шприц" артикули "Шприц 20 мл", "Шприц 5 мл", "Шприц 1 мл" тощо. Коли пацієнту надається послуга "Підшкірна ін'єкція" програма дивиться у калькуляцію цієї послуги та додає звідти у прийом матеріал "Шприц". У нас з цим матеріалом на складі зв'язано три різних артикули - це шприци різних розмірів. Оскільки "найстарішою" партією був "Шприц 20 мл" (бо його вказали першим під час прийому товару), то програма підставить саме використання шприца на 20 мл. Бо всі артикули, зв'язані з одним матеріалом, можуть замінювати один одного. Теоретично, програма права: підшкірну ін'єкцію дійсно можна виконати 20-мл шприцом. Просто цього ніхто не робить, якщо є 1-мл шприц. Тому у цьому випадку було б правильніше створити для шприців декілька матеріалів ("Шприц 20 мл", "Шприц 5 мл", "Шприц 1 мл") і зв'язувати артикули з потрібним матеріалом. Те ж саме стосується рукавичок або халатів певного розміру, шовного матеріалу, інфузійних розчинів у флаконах різного об'єму тощо.
2. Якщо під час зв'язування артикула з матеріалом ми, раптом, виявили, що у нас в довіднику немає потрібного матеріалу, то його можна відразу і створити. Цей процес показано на четвертій анімації.