За замовчуванням, програма вважає, що всі матеріали, використані під час надання послуг пацієнту, потрібно списувати зі складу, який прив'язаний або до кабінету, де надавалися послуги, або до підрозділу, в якому знаходиться кабінет, в якому надавалися послуги.

Але іноді бувають і винятки. Наприклад, якщо колоноскопія проводилася під загальним знеболенням, то частина витратних матеріалів дійсно має списуватися зі складу в ендоскопічному кабінеті. Але медикаменти для внутрішньовенного наркозу не зберігаються на цьому складі. Лікар-анестезіолог бере ці препарати на окремому "анестезіологічному" складі та приносить їх з собою. Отже, і списувати ці медикаменти потрібно з "анестезіологічного" складу, а не зі складу підрозділу, в якому виконували колоноскопію.

Тому для деяких послуг можна налаштувати спеціальні правила для списання матеріалів. Ці налаштування знаходяться тут:

Налаштування
↓
Облік
↓
Калькуляції послуг

В залежності від того, в якому підрозділі та в якому кабінеті надають послугу, ми можемо вказати, який склад програма повинна підставляти для використаних матеріалів. Поле з кабінетом тут не обов'язкове для заповнення, воно потрібне лише у виняткових ситуаціях, якщо в одному підрозділі є декілька кабінетів, в яких можна надавати дану послугу, причому для кожного з кабінетів матеріали можуть списуватися з різних складів.

На другій анімації показано, як це працює. В ендоскопічному кабінеті, що знаходиться у "Поліклініці 1", пацієнту провели колоноскопію під загальним знеболенням. На вкладці з матеріалами програма автоматично підставила склад, що знаходиться у підрозділі "Поліклініка 1", для матеріалів, витрачених безпосередньо для колоноскопії, і "Склад анестезіологічний" для матеріалів, витрачених для загального знеболення.

Корисне зауваження:

Подібні налаштування можна зробити для лабораторних послуг. Коли на пацієнта оформлять лабораторне замовлення, то частина матеріалів, витрачених, наприклад, на взяття крові, буде списуватися зі складу, прив'язаного до маніпуляційного кабінету. А от реактиви, реакційні пробірки, наконечники для піпеток тощо потрібно списувати зі складу лабораторії, а не забірного пункту. Тому в налаштуваннях калькуляцій для лабораторних тестів доцільно прив'язати саме склад лабораторії.

Якщо лікар постійно виписує пацієнтам багато однотипних направлень, то цю процедуру можна спростити завдяки використанню шаблонів направлень та пакетному підписанню відразу декількох направлень. Детальніше про це розказано у наступному відео.

Часом виникає ситуація, коли потрібно вручну скасувати акційну знижку, яку програма автоматично підставила для послуги у прийомі пацієнта.

Це стосується акційних пропозицій, у налаштуванні яких вказано, що знижку для вказаних послуг програма встановлює самостійно. Так це і працює, але саме у цього конкретного пацієнта і для цієї послуги акційну знижку потрібно прибрати! Для цього клікаємо правою кнопкою мишки по "блямбі" з акцією і...

Якщо ви раптом знову забули, як у DocDream налаштовуються акційні пропозиції, та як із ними працювати, то перегляньте це відео:

Суми комісійної винагороди, які програма нараховує виконавцям та направляючим лікарям на кінець місяця, часто виходять "не круглими", а іноді навіть і з копійками. Виплачувати такі суми готівкою не практично, і їх зазвичай округлюють або до цілого числа, або до найближчих 10 гривень.

Якщо виплати реєструють в програмі вручну окремо для кожного співробітника, то користувач просто пише округлену суму для виплати, а залишок програма переносить на наступний місяць.

Але цей спосіб не підходить, якщо потрібно округлити та зареєструвати комісійні для декількох десятків або сотень співробітників або скеровуючих лікарів. Для цього у програмі є спеціальна функція. Її робота показана на анімації. Порядок дій наступний:

1. Спочатку обираємо співробітників, для яких потрібно зробити округлення комісійний з наступною виплатою округлених сум. Це можна зробити або відразу для всього списку співробітників, або проставити відмітку для деяких з них.
2. Обираємо спосіб округлення. Програма автоматично округлить суми у стовпчику "До сплати" відповідно до обраного способу. Округлення завжди відбувається "вниз", тобто, на користь медичного центру.
3. Округлення комісійних до моменту їх виплати можна прибрати, якщо очистити поле "Округлення".
4. Натискаємо кнопку "Виплатити" - і програма зареєструє виплату сум, вказаних у стовпчику "До сплати", для співробітників, у яких стоїть відмітка.

При внесенні товарних накладних досить часто зустрічаються такі назви товарів (артикулів), яких немає у програмі в довіднику "Артикули". Наприклад, постачальник в одній і тій самій накладній вказує 30 флаконів "Фізрозчину, 400 мл" та 20 флаконів "Натрію хлориду 400 мл (скло)". Старша медсестра, яка приймає товар, розуміє що це один і той самий препарат, але ж у нього різні назви! Як правильно прийняти товар на склад так, щоб потім ці матеріали автоматично брали участь у списанні?

Перш за все, потрібно нові товари додати у довідник "Артикули". Це відбувається автоматично в момент, коли ми оприбутковуємо товарну накладну. На першому скріншоті видно, що для артикулів, з якими програма ще не зустрічалася, у формі товарної накладної з'являється спеціальне попередження про те, що буде створено новий артикул.

Наступний крок полягає у прив'язці нових артикулів до існуючих у програмі матеріалів. Матеріал - це своєрідна назва "діючої субстанції", а артикул - це "торгівельна назва" матеріалу. У одного й того ж матеріалу може бути безліч "торгівельних назв" (вони ж - "синоніми", "бренди", "аналоги"), кожна з який - це окремий артикул.

У нашому випадку в довіднику з матеріалами є матеріал "Натрію хлорид, фл, 0,9% 400 мл". Як би постачальники не "обзивали" у накладних цей товар, ми знаємо, що у нас це називається "Натрію хлорид, фл, 0,9% 400 мл".

На другій анімації показано, як у довіднику з "Артикулами" швидко знайти артикули, не зв'язані з матеріалами, і як встановити такий зв'язок.

Потрібно не лише співставити артикул зі стандартним матеріалом, але і вказати, скільки одиниць використання (О.В.) матеріалу міститься в одиниці зберігання (О.З.) саме для даного артикула. На другій анімації ситуація трохи спрощена, тому що одиниця зберігання фізрозчину (флакони) збігається з одиницею використання (також флакони). Тому відношення там - один до одного.

Якби ми співставляли, наприклад, матеріал "Аміодарон, таб. 200 мг" з артикулом "Кордарон, таб. 200 мг" (кордарон - це одне з торгівельних найменувань аміодарону), то у полі "О.В. в О.З." потрібно було б вказати "30". Бо в 1 упаковці кордарону (одиниця зберігання для артикула) міститься 30 таблеток аміодарону (30 одиниць використання для матеріалу). Ще одним артикулом для кордарону є препарат "Аритміл, таб. 200 мг", і він зберігається в упаковках по 20 таблеток. І є різновид упаковок "Аритмілу, таб. 200 мг" по 50 таблеток. Все це - окремі артикули для одного й того ж самого матеріалу, але з різною кількістю таблеток в упаковці.

Простіше кажучи, у полі "О.В. в О.З." ми пишемо:

• Кількість таблеток або ампул в упаковці, якщо препарат зберігається в упаковках, але на пацієнта витрачаються поштучно таблетки або ампули.
• Кількість мілілітрів у флаконі, якщо використання вимірюється мілілітрами, але речовина зберігається у флаконах (наприклад, спирт).
• Кількість грамів у банці, якщо щось використовується або дозується грамами, але зберігається у коробці (наприклад, мазі).
• Кількість метрів / сантиметрів в рулоні, якщо матеріал зберігається у котушках, але відміряється при використанні у метрах чи у сантиметрах (наприклад, бинт або лейкопластир).
• Бонус: кількість "пшиків" в одному балончику, якщо мова йде про аерозольні спреї, що зберігаються у балончиках, і застосувати "наукові" одиниці виміру для однієї дози досить важко.

Для багатьох артикулів одиниці зберігання та одиниці використання збігаються (шприци зберігаються та використовуються у штуках, фізрозчин для інфузій - у флаконах, шовний матеріал - в упаковках тощо). Але це не завжди так, тому потрібно уважно слідкувати за цим коефіцієнтом.

На третій анімації показано, як виглядає зв'язок артикула з матеріалом, але вже ізсередини форми "Матеріали". Відкриваємо властивості матеріалу "Натрію хлорид, фл, 0,9% 400 мл" і бачимо, що з ним зв'язано три артикули з різними назвами. Коли наступного разу постачальник напише у товарній накладній будь-яку з цих назв, програма вже буде знати, що мається на увазі.

Тепер коли у завершених прийомах на вкладці "Матеріали" буде з'являтися рядок із використаним матеріалом "Натрію хлорид, фл, 0,9% 400 мл" програма буде перевіряти на відповідному складі залишки партій для кожного з трьох зв'язаних артикулів. І якщо знайде декілька партій артикулів, зв'язаних з потрібним матеріалом, то підставить артикул з найстарішої партії, незалежно від того, як він називається. ВСІ АРТИКУЛИ ОДНОГО МАТЕРІАЛУ МОЖНА БЕЗ ПРОБЛЕМ ЗАМІНЮВАТИ ПІД ЧАС ВИКОРИСТАННЯ, БО ВСІ ВОНИ - ОДНЕ Й ТЕ Ж САМЕ.

Застереження:

1. Формулювання назв для деяких матеріалів потребує уточнення, якщо мова йде про розмір або дозу. Наприклад, ми створили матеріал "Шприц" і вказуємо його в калькуляції послуг і для підшкірної ін'єкції, і для внутрішньовенної ін'єкції. Під час прийому шприців на склад (а це вже конкретні торгівельні марки, тобто, артикули) ми зв'язали з матеріалом "Шприц" артикули "Шприц 20 мл", "Шприц 5 мл", "Шприц 1 мл" тощо. Коли пацієнту надається послуга "Підшкірна ін'єкція" програма дивиться у калькуляцію цієї послуги та додає звідти у прийом матеріал "Шприц". У нас з цим матеріалом на складі зв'язано три різних артикули - це шприци різних розмірів. Оскільки "найстарішою" партією був "Шприц 20 мл" (бо його вказали першим під час прийому товару), то програма підставить саме використання шприца на 20 мл. Бо всі артикули, зв'язані з одним матеріалом, можуть замінювати один одного. Теоретично, програма права: підшкірну ін'єкцію дійсно можна виконати 20-мл шприцом. Просто цього ніхто не робить, якщо є 1-мл шприц. Тому у цьому випадку було б правильніше створити для шприців декілька матеріалів ("Шприц 20 мл", "Шприц 5 мл", "Шприц 1 мл") і зв'язувати артикули з потрібним матеріалом. Те ж саме стосується рукавичок або халатів певного розміру, шовного матеріалу, інфузійних розчинів у флаконах різного об'єму тощо.
2. Якщо під час зв'язування артикула з матеріалом ми, раптом, виявили, що у нас в довіднику немає потрібного матеріалу, то його можна відразу і створити. Цей процес показано на четвертій анімації.