Якщо розрахункові залишки на складі дуже сильно не збігаються з фактичними залишками, зафіксованими під час переобліку, то принципових причин може бути дві: (1) неправильно складено калькуляції послуг або (2) крадуть.

Першу причину DocDream може допомогти виявити, шляхом порівняння кількості матеріалів, які програма підставила для виконаної послуги з калькуляції з кількістю матеріалів, відкорегованих користувачем та списаних зі складу.

Давайте подивимося, як працює цей звіт.

На першому скріншоті бачимо калькуляцію для двох послуг. В обох калькуляціях є матеріали, відмічені як "спільні для прийому". Тобто, якщо такі матеріали додалися у прийом з калькуляції першої послуги, то ці ж самі матеріали не будуть повторно додаватися у прийом із калькуляції другої послуги. На скріншоті для послуги "Акушерський УЗД скринінг 1 триместру" такі матеріали виділені червоним. Те, що вони не потраплять у прийом і не будуть списані зі складу не потрібно враховувати, як "недовикористання" чи "розбіжність з калькуляцією", бо така поведінка нами запланована та є цілком нормальною.

На другому скріншоті показано список матеріалів, які DocDream сформував для виконаного прийому, в якому були ці дві послуги. Все спрацювало, як передбачалося:

• Для послуги "Консультація акушера-гінеколога" створено 7 рядків з матеріалами.
• Для послуги "Акушерський УЗД скринінг 1 триместру" створено лише 3 рядки з матеріалами.

Давайте тепер почнемо вручну корегувати кількість матеріалів, витрачених під час прийому. Це показано на третій анімації. Підсумок змін наступний:

Витрачено більше, ніж передбачено калькуляцією:

• Рукавички нестерильні: +2 пари.
• Рушник паперовий: +3 шт. (взагалі не було передбачено калькуляцією, додали вручну).

Витрачено менше, ніж передбачено калькуляцією:

• Серветки вологі: -20 шт.
• Вата нестерильна: -50 гр. (повністю видалений рядок).

Я спеціально виділяю синім кольором те, чого витрачено більше, а червоним те, чого витрачено менше, ніж у калькуляції. Точно такими ж кольорами це буде виділятися й у звіті.

Переходимо у модуль складського обліку та списуємо зі складу всі матеріали, витрачені для даної пацієнтки. І тепер ми можемо переглянути звіт для корекції калькуляцій. Знаходиться він тут:

Звіти
↓
Склад
↓
Звіт для корекції калькуляцій

На четвертому скріншоті у звіті видно розбіжності між теоретичною калькуляцією для кожної послуги та реально використаними матеріалами. Порівняйте звіт із синьо-червоним списком, що наведено вище. Ті ж самі матеріали, та ж сама кількість, але додатково вказано, для яких послуг існує розбіжність, плюс закупівельна вартість матеріалів.

Зауваження:

1. У звіт не потрапляють рядки зі списаними матеріалами, якщо їх кількість у калькуляції точно така сама, як і реально витрачена кількість.
2. У звіт не потрапляють рядки із матеріалами, які ще не списані зі складу.
3. У звіт не потрапляють послуги, якщо для них немає жодного рядка із матеріалами, де є розбіжність між теоретичною та фактичною витраченою кількістю.
4. У звіт не потрапляють пацієнти, якщо у них нема послуг, де є розбіжність між теоретичною та фактичною витраченою кількістю матеріалів.
5. У звіті є додаткові фільтри по послугах та по витратних матеріалах.
6. Розрахунок даних для звіту займає дуже багато часу, тому не задавайте великі періоди для звіту та користуйтеся попередньо фільтрами, щоб обмежити кількість даних.

Після того, як ми надсилаємо пацієнту у веб-архів медичні документи, веб-архів інформує пацієнта про цю подію. Це інформування відбувається шляхом надсилання пацієнту SMS- та email-повідомлення із посиланням на сторінку веб-архіву та логіном/паролем для входу в особистий кабінет. Якщо кількість документів, які відправляються пацієнту протягом одного дня, перевищує 2-3 штуки, то нескінченні СМС-повідомлення починають його дратувати. До того ж клініка витрачає зайву копійку на цей сервіс, що дратує вже менеджера клініки. Особливо часто це відбувається у лабораторіях, де кількість результатів на пацієнта протягом одного дня може легко перевищити 5-7 штук.

В налаштуваннях медичного центру на сайті веб-архіву є спеціальна опція "Оптимізація СМС-трафіку" (вкладка "Інфо", блок даних "SMS акаунт"). Якщо її увімкнути, то з'являться поля з додатковими параметрами оптимізації (див. анімацію нижче). Можна залишити там все за замовчуванням або щось підкрутити, виходячи із ваших бізнес-процесів. Працює оптимізація наступним чином.

Після отримання першого документа на пацієнта за сьогоднішній день веб-архів, як звичайно, відправить пацієнту СМС-повідомлення з посиланням на документ та логіном/паролем. Це ж саме відбудеться після отримання другого та третього документів. Але для четвертого, п'ятого та наступних документів на пацієнта, які надійдуть в цей самий день, веб-архів не буде відправляти повідомлення негайно. Натомість о 21:00 веб-архів відправить пацієнту "сумарне" повідомлення, в якому буде вказана загальна кількість документів, що надійшла сьогодні в особистий кабінет пацієнта, а також логін/пароль до веб-архіву.

Кількість документів, для яких веб-архів ще буде надсилати індивідуальні повідомлення, можна відкорегувати у полі "Кількість документів без оптимізації". За замовчуванням, це відбувається для трьох перших документів.

Час, коли пацієнту потрібно відправити "сумарне" СМС-повідомлення, вказано у полі "Час відправки фінального повідомлення". За замовчуванням, це 21:00, і це значення також можна змінити.

Шаблон "сумарного" повідомлення адміністратор медичного центру змінити не може, але це можу зробити я. Тому, якщо це потрібно, напишіть заявку на портал технічної підтримки, зробимо.

Зауваження:

Процес оптимізації стосується лише відправки СМС / Viber - повідомлень. Якщо у пацієнта в особистому кабінеті вказана адреса e-mail, то веб-архів буде відправляти електронні листи пацієнту після отримання кожного документу незалежно від того, чи активована опція оптимізації СМС-трафіку.

Якщо нам потрібно, щоб пацієнти та лікарі, які отримують від медичного центру електронні листи, відразу бачили, від кого цей лист, то у налаштуваннях конектора електронної пошти потрібно вказати назву клініки.

Якщо вказана назва, то поштові програми, що отримують листа, будуть показувати не лише зворотню e-mail адресу відправника, але і його назву.

Для того, щоб програма автоматично нумерувала протоколи операцій потрібно створити один або декілька "генераторів номерів". На першій анімації показано, як це зробити.

Якщо протоколи всіх операцій, що виконуються у медичному центрі, мають спільну систему нумерації, то можна обмежитися одним спільним генератором номерів. Але ж у клініці може бути декілька підрозділів (наприклад, у різних містах), тому цілком можливо, що операції в Києві мають свою послідовність, а операції у Львові - свою. Навіть в різних операційних одного й того ж підрозділу нумерація може йти окремо, бо там виконуються різні типи операцій (і нейрохірурги не хочуть змішувати "свої" номери операцій з проктологічними операціями). Тому генераторів операцій можна створити скільки завгодно. Зверніть лише увагу, щоб у налаштуваннях генератора ротація номерів відбувалася не щоденно, а хоча б раз на рік. І при першому налаштуванні такого генератора встановіть початковий номер, з якого програма буде "штампувати" номери у протоколах.

На другій анімації показано, як для кожної операційної можна обрати, який генератор операцій буде використовуватися для нумерації протоколів операцій, виконаних саме в цій операційній. Для першої та другої операційної ми вказуємо один генератор, а для третьої операційної - другий.

На третій анімації продемонстровано, яка працює кнопка для генерації чергового номера для протоколу операції.

Зауваження:

1. Кнопка для генерації номера з'являється лише якщо для даної операційної вказано, який генератор використовувати, і якщо операція ВЖЕ ВИКОНАНА (тобто, прийом з операцією завершено).
2. Після натискання кнопки "Генерувати" генератор підставить у поле з номером протоколу операції поточне значення генератора. Якщо кнопку натиснути ще 25 разів, то у поле будуть послідовно підставлятися наступні номери. Якщо згенерований номер протоколу вручну видалити, то генератор про це нічого "не знає", і продовжить собі створювати наступні номери, попри те, що у вас в нумерації протоколів утворилася "дірка".