Система нагадувань про запис на прийом
Нагадування пацієнтам про запис на прийом можна умовно розділити на "ручні" та автоматичні.
Ручні нагадування про прийом
Для обробки "ручних" нагадувань потрібна участь оператора контакт-центру або адміністратора клініки. Найчастіше мова йде про обдзвін пацієнтів, записаних на завтра, або про відправку деяким із цих пацієнтів СМС-повідомлень із нагадуваннями.
Програма автоматично створює список пацієнтів, у яких наступного дня є прийоми, і відображає його у модулі контакт-центру. Завдання оператора - зателефонувати кожному із пацієнтів у цьому списку, нагадати про прийом і відмітити таке нагадування, як виконане.
Список пацієнтів для нагадування про прийом по телефону
Якщо комусь із пацієнтів не вдається додзвонитися за 2-3 спроби, то беспосередньо із цього модулю можна відправити пацієнту СМС із нагадуванням про прийом. В цьому ж таки модулі можна скасувати запис пацієнта або перепланувати його на інший день або на іншу годину. Детальніше про це розказано у наступному відео.
Автоматичні нагадування про прийом
У налаштуваннях програми можна створити декілька правил, за якими система буде самостійно розсилати пацієнтам СМС- та email-нагадування про те, що вони записані на прийом. При такій схемі втручання людини не потрібне, програма зробить все сама, швидше і надійніше.
Налаштування для таких нагадувань досить гнучкі і дозволяють вказати не лише текст повідомлення, але і кому і коли їх потрібно відправляти.
В тексті повідомлень можна підставляти персональне звернення до пацієнта за іменем, дату і час прийому, фахівця, до якого записаний пацієнт, перелік послуг, адресу медичного центру тощо. Можна зробити так, щоб текст СМС/email для первинних пацієнтів відрізнявся від тексту повідомлення для повторних пацієнтів (наприклад, для первинних пацієнтів додаємо в СМС посилання на Google-карту, а для повторних це не потібно).
Час відправки повідомлень можна вказати трьома способами:
- Через Х хвилин після того, як зроблено запис на прийом (наприклад, через 5 хв. після збереження запису на прийом).
Це потрібно для підтвердження самого факту запису. Наприклад, пацієнт отримує СМС через 5 хвилин після запису для того, щоб переконатися, що його записали на правильну дату/час та до правильного лікаря. Якщо є якісь помилки, то краще виявити їх на цьому етапі, ніж під час візиту пацієнта у клініку. - Фіксований час напередодні прийому (наприклад, о 19:00 напередодні).
Це стандартне нагадування про прийом "на завтра". У налаштуваннях можна вказати, щоб програма не створювала такі нагадування, якщо пацієнт записався на прийом із сьогодні на завтра (скоріш за все, він ще не встиг про це забути, і не потрібно витрачати зайві кошти для відправки СМС-нагадування). - За Х годин до початку прийому (наприклад, за 1 годину до прийому).
Це додаткове нагадування безпосередньо перед прийомом, щоб пацієнт не забув, що пора вирушати у клініку.
Не обов'язково використовувати всі три схеми, можна задовольнитися однією або двома. Їх можна комбінувати між собою, задавати для кожної схеми різні тексти та вказувати різні канали доставки (СМС чи email).