Якщо ми відправляємо пацієнтам СМС- або email-повідомлення з нагадуванням про майбутній прийом, то всередині таких нагадувань можна додати посилання, за яким пацієнт може самостійно підтвердити або скасувати прийом, а також почитати про підготовку до візиту або залишити запит на зворотний зв'язок.
Для цього потрібно виконати два налаштування.
- Додати відповідний макро у шаблон повідомлення.
- Налаштувати планове завдання, яке буде "збирати" відповіді пацієнтів і робити відповідні відмітки у прийомах.
Макро у шаблоні повідомлення
На анімації нижче показано, як це зробити. Макро називається "Online appointment confirmation", і його можна додати у будь-якому місці шаблону з нагадуванням.
В момент формування повідомлень із шаблону програма замінить для кожного пацієнта текст макро на унікальне коротке посилання.
Причому, якщо пацієнт записаний в один підрозділ на декілька прийомів, то повідомлення буде лише одне, і посилання також буде спільним для всіх прийомів в одному відділенні.
Макро краще додавати у шаблони повідомлень, що відправляються у фіксований час за день до прийому. Втім, немає ніяких обмежень, чому макро не можна додати у шаблони підтверджень записів на прийом (які відправляються через декілька хвилин після створення запису) або нагадувань про прийом, які відправляються за 1-2 години до початку прийому. Просто в першому випадку пацієнту ще зарано остаточно підтверджувати свій візит, а в другому - вже запізно.
Корисне зауваження
Коли ми створювали анімацію з прикладом використання макро, то додали речення з посиланням аж в самому кінці повідомлення. Але, як ми пізніше побачили на чисельних прикладах з медичних центрів, краще писати в тексті СМС лише посилання і взагалі не дублювати інформацію про прийом. Бо ж коли пацієнт перейде за посиланням, то побачить там набагато більше деталей, ніж їх можна вмістити в тексті СМС. Таким чином, можна скоротити і текст СМС, і підвищити ймовірність того, що пацієнт перейде за посиланням, підтвердить свій візит, почитає про підготовку до послуг тощо. Приклад тексту з нагадуванням про прийом (займає лише 52 символи):
Ваш візит 25.08.24: https://ap.docdream.com/ML36qPNb
Шаблон для такого повідомлення в налаштуваннях:
Ваш візит {AppointmentPlannedDate}: {OnlineAppointmentConfirmation}
Планове завдання для отримання відповідей від пацієнтів
Після того, як СМС з нагадуваннями про прийом масово відправилися пацієнтам, програма починає очікувати на підтвердження від пацієнтів. Очевидно, що не всі пацієнти, як зайчики, відразу відкриють посилання і підтвердять (або скасують) свої прийоми. Цей процес розгортається в часі поступово, тому DocDream періодично перевіряє наявність нових відповідей від пацієнтів і підвантажує результати у програму.
Налаштування цього планового завдання показано тут:
Плауємо періодичний запуск завдання 1 раз кожні 30 хвилин. Навряд чи має сенс запускати його частіше.
А ось так виглядає мобільний сайт, на який пацієнт переходить за посиланням з СМС (або з email).
Всі прийоми в одному відділенні розташовані в хронологічному порядку. Пацієнт може розгорнути прийом і подивитися, які в ньому послуги, скільки вони коштують, і яка орієнтовна вартість прийому. Пацієнт може підтвердити кожен прийом або вибірково скасувати окремі прийоми (щоб попередити випадкові дії, програма перепитає, чи дійсно потрібно скасувати обраний прийом). Також внизу є кнопка на запит зворотнього телефонного дзвінка (якщо пацієнт хоче додатково щось обговорити).
Якщо пацієнт скасовує прийом, то у DocDream запис на прийом також скасовується і місце в календарі звільняється, але в паспортній картці пацієнта залишається історія цієї послуги, і видно, що запис на неї існував, а потім був скасований.
Якщо пацієнт підтверджує прийом, то у картці прийому в календарі з'являється спеціальна відмітка:
Якщо пацієнт відправляє запит на зворотний телефонний дзвінок, то DocDream негайно створює для оператора контакт-центру завдання на вкладці з вихідними дзвінками:
Прийоми, які пацієнти підтвердили онлайн, зникають зі списку для обдзвонювання пацієнтів для нагадування про завтрашні прийоми.
Якщо в налаштуванні послуг, на які записаний пацієнт, є опис підготовки до послуг, то у формі для онлайн-підтвердження візиту пацієнт зможе самостійно переглянути цю інформацію. Зверніть увагу, що форматування тексту з описом (жирний шрифт, підкреслення тощо) так само буде відображатися і на мобільному телефоні пацієнта. Якщо у тексті з описом є посилання на зовнішні ресурси (відео на Youtube або сторінки сайту клініки з більш детальною інформацією), то вони будуть "клікабельними", і пацієнт без проблем зможе на них перейти.
