Коли клініці потрібна електронна черга

Якщо всі пацієнти записуються наперед і приходять вчасно - окрема система черги не потрібна. Попередній запис сам по собі і є чергою. Але є процеси, де цього не досить:

• Ранковий забір крові. На нього рідко записують попередньо: пацієнту просто кажуть прийти завтра вранці натще. У результаті о восьмій під кабінетом забору стоять усі одразу - і цією чергою треба якось керувати.
• Великий заклад. Багато кабінетів, великий потік. Навіть за наявності попереднього запису лишаються елементи живої черги: ургентні пацієнти проходять без запису, і пацієнти мають розуміти, хто йде першим, а хто другим.

З чого складається електронна черга

У DocDream є власна система електронної черги - і є інтеграція із зовнішньою. Якщо у вас уже працює якась черга, усе налаштовано і вас влаштовує, як воно працює, простіше буде інтегруватися з нею.

Власна система складається з двох компонентів:

• Табло в зонах очікування - великі монітори або телевізори, які показують чергу одразу в кількох кабінетах.
• Прикабінетні монітори - невеликі екрани біля входу в кабінет, які показують дані саме по цьому кабінету.

Компоненти синхронізовані між собою, але не залежать один від одного. Не обов'язково вішати монітор біля кожного кабінету: можна обмежитися лише великими табло в холах, лише прикабінетними моніторами - або комбінувати одне з іншим.

Зони очікування і кабінети

Зона очікування - це простір усередині медичного центру, де збираються пацієнти, що чекають на прийом у сусідніх кабінетах. Зон може бути кілька: на різних поверхах або на перетині лівого й правого крила.

До кожної зони очікування підключається кілька кабінетів. Монітор у цій зоні показує чергу саме в них.

Зв'язок не односторонній: один кабінет може входити в кілька зон очікування. Якщо кабінет розташований десь посередині між двома холами, то чергу в цей кабінет показують на моніторах в обох зонах очікування.

Спільна черга чи окрема в кожному підрозділі

Якщо в медичному центрі кілька підрозділів, черга може бути спільною для них або окремою в кожному.

Якщо підрозділи знаходяться в межах одного поверху, то зручніше, щоб для них була спільна черга. Наприклад, діагностичний і консультативний підрозділи. Тоді пацієнт, записаний і туди, і туди, отримує один номер черги, і саме цей номер висвічується на табло.

Підрозділи в різних містах - черга, очевидно, має бути своя в кожному: вони фізично в різних місцях.

Як пацієнт отримує номер черги

Пацієнт записаний на прийом, приходить до стійки ресепшн і повідомляє, що він тут. Адміністратор переводить його в стан "очікує прийому".

У цей момент пацієнт отримує номер черги - за умови, що кабінет входить у якусь зону очікування. Номер одразу з'являється на табло тієї зони, яка пов'язана з цим кабінетом.

Для пацієнта друкують талончик із номером черги і кажуть, куди йти: у зелений хол або в залу очікування лівого крила. Далі він просто сидить і стежить за своїм номером на екрані.

Талончик зі штрих-кодом

Номер черги можна надрукувати на невеликому паперовому талончику. Окрім самого номера на ньому є:

• штрих-код пацієнта;
• номери й назви кабінетів;
• час початку прийому в кожному з них - якщо прийомів більше, ніж один.

Штрих-код перетворює талончик з папірця на ідентифікатор:

• У кабінеті забору крові. Талончик заміняє здоровенний листок направлення на аналізи. Медсестрі досить відсканувати штрих-код - і DocDream відкриє форму для реєстрації та взяття біоматеріалу з переліком тестів, який матеріал потрібно набрати, скільки та яких пробірок для цього знадобиться. Далі - звичний процес забору з маршрутизацією зразків і маркуванням зразків.
• У касі. Той самий штрих-код відкриває касиру форму прийому коштів саме для цього пацієнта. Не треба перепитувати прізвище, ім'я, по батькові й номер телефону.

Табло в зоні очікування

Що саме показувати на табло - вирішуєте ви. Є кілька готових варіантів за замовчуванням.

• Скорочений варіант. Лише номер черги, номер кабінету і що робити пацієнту: "очікуйте ще 8 хвилин" або "проходьте в кабінет". Ні прізвища лікаря, ні спеціальності, ні назви кабінету. Це зроблено навмисно - щоб інші пацієнти в залі не бачили, до якого фахівця хтось іде: до психіатра, до сексопатолога чи на щеплення від сказу. Мінімуму інформації досить, щоб пацієнт міг зрозуміти головне: сидіти й чекати - і скільки приблизно. Може, встигне збігати в туалет або відійти подзвонити.
• Розширений варіант. Номер черги, номер та назва кабінету, прізвище лікаря, спеціальність. Що саме показувати - залежить від вашої внутрішньої специфіки.

Окремо налаштовуються годинник, дата, логотип медичного центру і колір фонової заливки. Усе це змінюють самі користувачі або ми допомагаємо.

Кілька деталей, які помітні лише в роботі:

• Коли прийом починається, рядок зникає з екрана. Він уже нікому не потрібен: пацієнт сидить у кабінеті й табло не бачить, а іншим ця інформація не цікава.
• Якщо рядків більше, ніж вміщає екран, система плавно прокручує їх згори вниз. Достатньо швидко, щоб пацієнт знайшов себе, і достатньо повільно, щоб це не дратувало.
• Орієнтація екрана - портретна або альбомна. Сторінка перебудовується під неї.

Голосові оголошення

Коли кабінет звільнився і пацієнту час заходити, система може подати звуковий сигнал або оголосити це голосом: "Пацієнт з талоном №37, пройдіть у кабінет №18".

Голос називає номер талона й номер кабінету - але не пацієнта. Якщо кілька прийомів починаються одночасно, оголошення звучать по черзі й не накладаються одне на одне.

Прикабінетний монітор

Це невеликий екран біля входу в кабінет - монітор або планшет з діагоналлю від 9 до 14 дюймів.

Показувати на ньому можна номер кабінету, прізвище та спеціальність лікаря, його фотографію й дані про освіту. Але головний елемент - стан кабінету.

Іде попередній прийом - екран залитий червоним, напис "Кабінет зайнято, очікуйте, будь ласка, початку прийому".

Тут є момент, який легко проґавити. Лікар закінчив прийом і попередній пацієнт вийшов - це ще не означає, що наступному пацієнту можна заходити. Лікарю може знадобитися час на медичну документацію, кабінет може потребувати прибирання чи дезінфекції, та й лікарю іноді просто треба вийти.

Тому готовність до наступного прийому вмикає сам лікар - перемикачем у своєму робочому місці DocDream. Щойно він перемикає стан на "готовий до прийому":

• на прикабінетному моніторі червоний змінюється на зелений, а "очікуйте" - на "заходьте на прийом";
• у цей самий момент змінюється статус рядка на великому табло в зоні очікування;
• звучить голосове оголошення.

Усе це синхронізується із затримкою в секунду або менше.

Текст повідомлень на екранах ви задаєте самі. Типові фрази за замовчуванням: "У кабінеті вільно, пацієнт з талоном №18, заходьте" і "Зачекайте, будь ласка, йде прийом".

До прикабінетного монітора можна додати звуковий сигнал. Пацієнт під кабінетом не дивиться на екран постійно. Сигнал достатньо виразний, щоб привернути його увагу, і недостатньо гучний, щоб відволікати пацієнтів і лікарів у сусідніх кабінетах.

Якщо протягом дня в кабінеті приймають кілька спеціалістів, інформація про того, хто веде прийом зараз, змінюється на прикабінетному моніторі автоматично. Пацієнт бачить, що на нього чекає саме його лікар.

Екрани як канал комунікації: партнерство з NEXON Vision

Табло черги не мусить бути єдиним, що бачить пацієнт, поки чекає. Для цього ми працюємо з партнером - NEXON Vision (nexon.vision), хмарною платформою керування контентом для цифрових екранів.

Розподіл простий. DocDream формує чергу й стани кабінетів. NEXON Vision доправляє це на екрани й відповідає за все інше, що на них показують.

Компанія надає обладнання та послуги: медіаплеєр на кожен екран, хмарний сервіс керування, налаштування й супровід. Екрани клініка обирає й монтує сама, під свій інтер'єр і бюджет - NEXON Vision оживляє те, що вже висить на стіні.

Медіаплеєри й запуск

• Медіаплеєр - це невелика коробочка, по суті дуже маленький комп'ютер. Він підключається до будь-якого екрана чи телевізора через HDMI - незалежно від марки й того, наскільки він "розумний".
• Якщо в клініці вже стоять телевізори з Android TV, застосунок NEXON Vision встановлюється просто на них, без окремого пристрою.
• Підключення по Wi-Fi або кабелю LAN.
• Налаштування, запуск і подальший супровід - на боці партнера.

Хмарне керування всіма екранами

• Один веб-кабінет і мобільний застосунок на всі екрани мережі - з комп'ютера чи смартфона, з будь-якої філії.
• Моніторинг у реальному часі: видно, який екран працює, а який згас. Ще до того, як про це скаже адміністратор.
• Офлайн-відтворення: зник інтернет - екран продовжує показувати завантажений контент.
• Синхронізація контенту між екранами з точністю до 0,01 секунди. Для відеостін і кількох екранів в одній зоні, які мають показувати одне й те саме.

Реклама й контент поруч із чергою

На тому ж екрані NEXON Vision показує:

• інформацію про послуги, акції, чек-апи та програми клініки;
• профілактичні матеріали й пам'ятки для пацієнтів;
• анонси прийомів нових фахівців;
• партнерську та аптечну рекламу - екран стає власним рекламним носієм клініки;
• фонове аудіо в зоні очікування.

Підтримуються відео, зображення, ролики з YouTube, вебсайти, віджети погоди, годинник та інші інформаційні елементи. Додатково можна налаштувати фонову музику з рекламними та інформаційними аудіовставками. За потреби доступне підключення ліцензованої музики. Також підтримуються автоматичні аудіо- та відеоповідомлення про повітряну тривогу й відбій для обраної місцевості. 

Усе це планується за розкладом. Різний контент зранку й увечері, окремий - на вихідні, свій - для педіатричного відділення й свій - для діагностичного. Змінити банер у всіх філіях - одна дія в кабінеті, а не поїздка з флешкою.

Послідовність показу ви задаєте самі: наприклад, кожні дві хвилини черга на 15 секунд поступається рекламній заставці, а потім повертається. Показ можна навіть націлювати - залежно від віку та статі пацієнтів, які зараз у цій зоні очікування, на екрані буде реклама саме для них. Керувати цим можна дистанційно, не обов'язково з клініки.

Що це дає клініці

Для пацієнтів

• Не треба стояти під дверима чи питати "хто останній". Можна спокійно сидіти й дивитися на табло.
• На табло - лише те, що стосується цієї частини клініки. Шукати себе серед сотень рядків не доводиться.
• Зрозуміло, куди йти далі, навіть при кількох прийомах за день: наступний кабінет з'являється на табло сам.
• Прозорість: видно, скільки чекати і що відбувається.
• Біля кабінету одразу видно, що прийшли до потрібного лікаря.
• Не треба стукати в двері й питати "можна?". Монітор сам покаже, коли заходити.
• Можна ще до прийому познайомитися з лікарем: фото, спеціальність, досвід, кваліфікація.
• Очікування минає з користю - корисна інформація й новини клініки замість порожньої стіни.

Для лікарів

• Пацієнта запрошують одним натисканням, без виходу в коридор.
• Прийом не переривають заглядання в кабінет.
• Наступним заходить саме той пацієнт, чий час настав.
• Професійний профіль лікаря видно кожному пацієнту.

Для адміністраторів

• Менше запитань "куди мені йти?", "коли мене викличуть?", "чи вільний кабінет?".
• Черга по всіх зонах очікування видна в модулі "Рецепція".
• Інформацію біля кабінетів не треба оновлювати вручну.

Для керівника клініки

• Упорядкований потік пацієнтів і менше затримок між прийомами.
• Екрани у фірмовому стилі клініки - і в зонах очікування, і біля кабінетів.
• Власний рекламний та комунікаційний канал, керований централізовано по всій мережі.
• Кваліфікація фахівців клініки на виду в кожного пацієнта.
• Не потрібна окрема облікова система: черга працює на даних розкладу прийому й записів DocDream.
• Єдиний проєкт із двома партнерами: програмне забезпечення від DocDream, медіаплеєри й керування контентом від NEXON Vision.

Питання, які ставлять найчастіше

У нас уже є система електронної черги. Треба її міняти? Ні. У DocDream є інтеграція із зовнішніми системами електронної черги. Якщо ваша налаштована і вас влаштовує, простіше інтегруватися з нею.

Чи обов'язково вішати монітор біля кожного кабінету? Ні. Два компоненти незалежні: можна обмежитися великими табло в холах, можна - лише прикабінетними моніторами, можна поєднати.

Чи побачать інші пацієнти в залі, до якого лікаря я йду? У скороченому варіанті відображення - ні. На табло лише номер черги, номер кабінету і що робити далі. Ні прізвища лікаря, ні спеціальності.

Чи називає голосове оголошення прізвище пацієнта? Ні. Тільки номер талона й номер кабінету.

Хто купує екрани? Клініка обирає й монтує їх сама - під свій інтер'єр і бюджет. NEXON Vision надає медіаплеєр на кожен екран і хмарний сервіс керування.

Що буде з екранами, якщо зникне інтернет? Екран продовжить показувати вже завантажений контент.

Чи треба вести окремий облік для черги? Ні. Черга працює на даних розкладу прийому й записів DocDream.